Kā izveidot darba profilus vērtīgu darbinieku atrašanai?

Pirms katra vadītāja vai personāla vadītāja, agrāk vai vēlāk, kļūst jautājums par vakances aizpildīšanu. Laba speciālista izvēle nav viegls uzdevums. Šim nolūkam vadītāji diezgan bieži sastāda darba profilus, kas palīdz orientēties pretendenta izvirzītajās prasībās.

Jēdziena definīcija

Darba profili ir profesionālo un personīgo kompetenču kopums, kas jāizpilda amata kandidātam. Pašlaik nav oficiāla to raksturlielumu apraksta, kas būtu jāpiemīt noteiktas profesijas pārstāvim, un tāpēc vadītāji šos dokumentus sagatavo patstāvīgi.

Mēs varam teikt, ka amata profils ir sava veida standarts, saskaņā ar kuru darbiniekam jāveic savi pienākumi. Aprakstam jābūt detalizētam, un pats galvenais - reālistiskam. Dokumentā būtu jāparāda šādi galvenie elementi:

• amata vieta un nozīme konkrētā uzņēmuma organizatoriskajā struktūrā;
• funkcionālie pienākumi, kas jāveic darbiniekam, kurš pieņemts šajā amatā;
• profils, kurā uzskaitītas pamatkompetences, kas amata kandidātam vajadzētu būt;
• personiskās īpašības, kas nepieciešamas noteiktu pienākumu veikšanai;
• prasību minimums, ko organizācija izvirza saviem darbiniekiem.

Tādējādi mēs varam teikt, ka darba profili ir raksturlielumu kopums, kas darbiniekam jāatbilst. Šis ir īpašs standarts, kas raksturo pieteikuma iesniedzēja atbildību, kā arī kvalifikāciju un personiskos parametrus.

Kāpēc man nepieciešami darba profili?

Personāla vadītāji regulāri saskaras ar jautājumu par vakanta amata slēgšanu. Neesot izveidojis izsmeļošu amata profilu, nevajag turpināt tieši atlasīt darbiniekus. Šis dokuments ir mājiens, ko izmanto šādos gadījumos:

• kandidātu atlase vakanto amatu aizpildīšanai;
• jau strādājoša personāla sertificēšanai, lai noteiktu amata atbilstības pakāpi (attiecas arī uz darbiniekiem, kuri ir izturējuši pārbaudes laiku);
• lai sastādītu personāla apmācības un tālākizglītības plānus;
• ja jums nākotnē jāizveido personāla rezerve;
• lai plānotu karjeras izaugsmi un turpmāku darbinieku paaugstināšanu augstākajos amatos organizācijā.

Diezgan bieži amata kandidāta darba profils tiek sajaukts ar amata aprakstu. Būtiskā atšķirība starp abiem dokumentiem ir tā, ka otrais ir sastādīts, pamatojoties uz juridiskām prasībām. Darba apraksts ir vispārīgs dokuments, kas sagatavots visai profesijai, nevis konkrētas organizācijas darbiniekam. Tas nosaka galvenos pienākumus un darba apstākļus. Darba profils ir vietēja rakstura dokuments, kam nav skaidru prasību attiecībā uz saturu un struktūru. Personāla vadītājs (vai citi personāla darbinieki) to apkopo, pamatojoties uz viņu pašu pieredzi vai organizācijas vispārējo praksi.

Profesionālās kompetences

Katrā amatā darbiniekam jābūt noteiktai kompetencei. Tie ir kvalifikācijas parametri, kas nepieciešami noteiktu darbu veikšanai. Tātad amata kompetences profilā parasti ietilpst šādi elementi:

• stratēģiskā domāšana (nozīmē spēju veidot ilgtermiņa plānus, ņemot vērā iespējamos riskus un alternatīvās iespējas);
• ietekme uz citiem (spēja aizstāvēt savu viedokli, kā arī pārliecināt citus par tā pareizību);
• problēmu risināšanas prasmes (spēja adekvāti reaģēt uz nestandarta situācijām un grūtībām, kā arī ātri atrast izejas no tām);
• informācijas meklēšana (datu atlase un filtrēšana, spēja atrast un izmantot attiecīgus avotus);
• spēja strādāt ar klientiem un darījuma partneriem (ņemot vērā intereses, izpratni par psiholoģiju, vēlmju un vajadzību apmierināšanu);
• elastība (ātra reakcija un lēmumu pieņemšana atbilstoši mainīgajai situācijai);
• koncentrēties uz kvalitāti (zināšanas un visu prasību un standartu izpilde, kā arī vēlme pēc pastāvīgiem uzlabojumiem).

Atkarībā no attiecīgā amata kompetenču sarakstu var paplašināt vai sašaurināt. Amata profesionālajā profilā ir ne tikai prasības, bet arī viņu smaguma pakāpe (pamata, augsta, maksimāla). Šo rādītāju var noteikt ar intervijas palīdzību vai izmantojot īpašus psiholoģiskos testus.

Kā tas tiek apkopots

Amata profila sastādīšana ir diezgan darbietilpīgs process. Tās nepieciešamība ir saistīta ar faktu, ka šis dokuments ļauj jums noteikt parametrus, kas vērtīgam darbiniekam vajadzētu būt. Pareizi noformulējot profilu, personāla personāls ievērojami atvieglo jaunu darbinieku meklēšanas un izvēles procesu. Sastādot dokumentu, ir vērts ievērot vairākus ieteikumus un noteikumus:

• Amata nosaukumam jābūt kodolīgam un skaidri jāatspoguļo tā būtība. Ir arī vērts uzrakstīt īsu aprakstu, kurā būs darbinieka galveno pienākumu saraksts. To var uzrādīt kā uzdevumu sarakstu. Tas būs amata profila pamats.
• Pamatinformācijas par amatu sarakstā jāiekļauj ne tikai darba secība, bet arī algas lielums, kas būs viens no galvenajiem punktiem intervijā. Ir arī vērts aprakstīt pakļautības hierarhiju, kā arī aptuvenu to personu sarakstu, ar kurām jaunajam darbiniekam nāksies mijiedarboties.
• Darba pienākumu veikšanai nepieciešama noteikta kompetence. Šis saraksts nedrīkst būt pārāk plašs (ne vairāk kā 10 punkti). To var apkopot, pamatojoties uz personīgo pieredzi, teorētiskiem pētījumiem, darbinieku novērojumiem, kā arī uz socioloģisko aptauju. Kompetences var sadalīt vairākās grupās (piemēram, īpašajās un korporatīvajās).

Profilam jābūt gan kodolīgam, gan ietilpīgam. Tas ļaus jums iegūt visaptverošu informāciju, netērējot pārāk daudz laika tās apstrādei.

Galvenie radīšanas posmi

Darba profila izstrāde ietver vairākus secīgus posmus:

• Pirmajā dokumenta sagatavošanas posmā ir rūpīgi jāizpēta amatu apraksti, kā arī visa informācija par uzņēmuma specifiku. Izmantojot standartizētas formas, varat veikt intervijas ar darbiniekiem vai socioloģisko aptauju.
• Tālāk tiek noteikts to personu loks, kuras tiks tieši iesaistītas darbā. Biežāk nekā nav, HR speciālisti nodarbojas ar šo jautājumu. Tomēr ir svarīgi iesaistīt arī citu pakalpojumu vadītājus, kuriem tiek apkopoti profili. Darbu var veikt kopā vai atsevišķi, pēc tam rezultātu integrāciju galīgajā darba dokumentā.
• Trešais posms ietver uzņēmuma organizatoriskās struktūras izpēti, lai noteiktu amata vietu tajā. Jāidentificē padotie, kā arī tiešie priekšnieki, kuriem jaunais darbinieks glabās atskaiti.
• Šis ir detalizēts funkcionālo pienākumu apraksts, kas atbilst noteiktai pozīcijai. Pamats ir ne tikai tiesību akti, bet arī personīgā pieredze konkrētā uzņēmumā.
• Piektajā posmā personāla vadītājam (vai citam speciālistam, kurš ir iesaistīts profila sagatavošanā) jānosaka to zināšanu un prasmju saraksts, kas būs nepieciešamas darba pienākumu veikšanai. Tas attiecas uz profesionālajām kompetencēm.
• Ja ir noteiktas kompetences, ir svarīgi tās sadalīt atbilstoši nozīmīguma pakāpei, kā arī līmenim, kādā speciālistam tās vajadzētu iegūt. Tas atvieglos atlases procesu.
• Pēc tam darba grupas dalībniekiem jānosaka, kādām personiskajām īpašībām jābūt pretendentam uz vakanto amatu. Dažreiz rakstura iezīmes ir pat svarīgākas nekā profesionālās kompetences, jo pēdējās var attīstīt, un pirmās var kļūt par nopietnu šķērsli darba procesā.
• Astotajā posmā ir jānosaka vispārīgās prasības darbiniekam. Parasti tas ir dzimums, vecums, izglītības līmenis vai darba pieredze utt. Ir vērts atzīmēt, ka pirmie divi apzīmējumi ne vienmēr ir piemēroti lietošanai, jo likumi tos var interpretēt kā diskrimināciju.
• Pēdējais posms ietver kritēriju noteikšanu, saskaņā ar kuriem tiks noteikta darbinieka darba efektivitāte. Tos var izmantot izmēģinājuma periodā vai esošo darbinieku darba kvalitātes periodiskai novērtēšanai.

Ir vērts atzīmēt, ka šis algoritms nav obligāts atbilstībai visās organizācijās. Atkarībā no uzņēmuma lieluma, kā arī tā organizatoriskās struktūras specifikas dažus posmus var izlaist, un var ieviest arī citus.

Paraugu apkopošana

Pašlaik nav vienotas formas, saskaņā ar kuru tiktu sastādīts amata prasību profils. Un pašām profesijām katrā uzņēmumā var būt īpašas prasības. Neskatoties uz to, personāla vadītāji jau ir izstrādājuši noteiktu praksi, saskaņā ar kuru tiek sastādīts darba profils. Paraugs varētu izskatīties šādi:

• amata nosaukums atbilstoši personāla tabulai;
• īss apraksts (kas darbiniekam būtu jādara);
• būtiskie apstākļi (darba grafiks, atalgojuma līmenis utt.);
• amata pretendentam izvirzītās prasības (izglītības līmenis, darba pieredze noteiktā jomā, noteiktas īpašas prasmes);
• paplašināts darba pienākumu saraksts;
• korporatīvās kompetences, kas vajadzētu būt potenciālam konkrētas organizācijas darbiniekam;
• psiholoģiskās pārbaudes un citas metodes, kā novērtēt darbinieka atbilstību noteiktam amatam.

Šī ir aptuvena veidne. Visbiežāk tā ir darba profila struktūra. Paraugu var paplašināt vai sašaurināt, atkarībā no organizācijas struktūras. Specifiskiem amatiem var ievadīt arī papildu parametrus.

HR profils

Personāla vadītājs ir viens no atbildīgākajiem amatiem uzņēmumā, jo darbinieku kvalitatīvais sastāvs ir atkarīgs no šī darbinieka. Tāpēc personāla virsniekiem tiek izvirzītas īpašas prasības, kuras atspoguļojas tādā dokumentā kā amata profils. Paraugs var būt šāds:

• darba prasmes ar cilvēkiem (personāla vadītājam jābūt komunikācijai un strīdu risināšanai);
• ātra iesaistīšanās (personāla speciālistam nevajadzētu būt vienaldzīgam, viņam vajadzētu būt ieinteresētam noteiktu jautājumu risināšanā);
• iniciatīvas uzņemšanās jautājumos, kas saistīti ar personāla struktūras un kvalitātes uzlabošanu;
• atvērtība komunikācijai (šī kvalitāte ir nepieciešama, ņemot vērā amata īpašās iezīmes);
• entuziasms aktuālo jautājumu risināšanā;
• pozitīvs noskaņojums, kas tiks pārraidīts visiem pārējiem komandas dalībniekiem;
• spēja vadīt sarunu (tas ir vadītājs, kurš spēlē galveno lomu sarunā ar potenciālajiem un reālajiem darbiniekiem);
• vadības prasmes;
• publiskās uzstāšanās prasmes (ziņojumu un ziņojumu iesniegšanai augstākajai vadībai, kā arī semināru vadīšana padotajiem);
• nestandarta domāšana radošu lēmumu pieņemšanai ārkārtas situācijās;
• oratoriskās prasmes, izteikumu pārliecinošība;
• domāšanas ātrums un darbības ātrums;
• spēja pielāgoties mainīgajiem apstākļiem (kā arī palīdzēt tikko pieņemtiem darbiniekiem);
• baiļu no riska trūkums (šai īpašībai jābūt mēreni izteiktai);
• neatkarība lēmumu pieņemšanā;
• spēja eksperimentēt un atrast jaunas pieejas menedžmentam;
• humora izjūta, kas palīdz novērst stresa un stresa situācijas.

Īpaši uzmanīgi jāizveido par personāla atlasi atbildīgā vadītāja amata profils, jo šis amats ir viens no galvenajiem jebkurā uzņēmumā. Personai, kura piesakās uz šo amatu, pilnībā jāievēro prasības, jo atbildība par personāla veidošanu gulstas uz viņa pleciem.

Pārdošanas vadītāja prasības

Diezgan bieži jūs varat satikt šādu vakanci kā pārdošanas menedžeris. Neskatoties uz to, ka daudzi jaunieši karjeru sāk ar līdzīgu darbu, pretendentiem jau šajā posmā tiek izvirzītas diezgan nopietnas prasības. Tipisks pārdošanas vadītāja amata profils ir šāds:

• gatavība pastāvīgai saziņai ar plašu cilvēku loku (piegādātājiem, klientiem, klientiem un tā tālāk);
• spēja ātri pieņemt lēmumus pēc sarunām ar darījuma partneriem;
• spēja sarunā uzturēt optimistisku noskaņu, kā arī radīt uzticības atmosfēru;
• domāšanas radošums (svarīgi produkta prezentācijā);
• spēja racionāli organizēt savu laiku (jo darbs ietver daudzas ikdienas tikšanās un sarunas);
• diplomātiskais tonis komunikācijā ar darbuzņēmējiem un klientiem;
• emocionālais līdzsvars, spēja saglabāt mieru stresa situācijās, kā arī ātri atrast izeju no konfliktiem;
• spēja atrast kopīgu valodu ar dažāda veida personībām;
• lojalitāte pārdotajam produktam.

Ir vērts atzīmēt, ka tiek dots ļoti aptuvens pozīcijas profils. Piemēru var paplašināt vai saīsināt atbilstoši konkrētas organizācijas vajadzībām.

Pamata pieejas darba profilam

Darba profila izveidi var veikt saskaņā ar divām galvenajām pieejām:

• Situācijas pieeja nozīmē, ka dokuments tiek sastādīts ārkārtas gadījumos, kad ir steidzami jāslēdz vakanta amata vieta. Tā kā laiks ir ļoti ierobežots, dokuments tiek sastādīts ļoti aptuveni, norādot tikai pamatprasības potenciālajam darbiniekam. Nākotnē šī sagatave var kalpot, lai izveidotu pilnu profilu.
• Metodiskā pieeja nozīmē rūpīgu darbu, kā rezultātā tiks izstrādātas skaidras amata iezīmes, nepieciešamās kompetences, personiskās īpašības un atbildības funkcionālās jomas. Tajā būs visa visaptverošā informācija, tāpēc personāla meklēšanā un atlasē to uzskatīs par darba dokumentu. Tā kā organizācijā tiek veiktas jebkādas reformas, mainīsies arī profils.

atradumi

Ir vērts atzīmēt, ka veiksmīgai personāla atlasei ir svarīgi, lai amata profils tiktu sastādīts uzņēmumā. Diezgan grūti sniegt vienota dokumenta piemēru, jo šo jautājumu neregulē likumi, bet tas paliek uzņēmuma vadītāju ziņā.

Profils ir viens no galvenajiem instrumentiem, ko izmanto kandidātu atlasē uz konkrēto vakanto amatu. Turklāt saskaņā ar šo dokumentu var veikt periodisku personāla sertifikāciju vai verifikāciju, pamatojoties uz izmēģinājuma perioda rezultātiem. Atkarībā no pētījuma rezultātiem var noteikt virzienus kvalifikācijas līmeņa uzlabošanai.

Apkopojot profilu, var izmantot vienu no divām pieejām. Situācija rodas, kad ir steidzami jāaizver vakance. Šajā gadījumā amata aprakstu var sastādīt ļoti aptuveni, norādot tikai galvenos raksturlielumus. Ja mēs runājam par metodisko pieeju, tad tiek izstrādāts pamatīgs detalizēts dokuments, kuru pastāvīgi izmanto personāla atlases praksē.

Parasti darba profila izstrādes process ietver vairāku secīgu posmu iziešanu. Sākumā mēs izpētām profesijas īpašības, kā arī prasības tai, ko izvirza normatīvie akti. Nepieciešams arī izveidot kompetentu speciālistu grupu, kas piedalīsies dokumentu sagatavošanā. Profils tiek sastādīts, ņemot vērā uzņēmuma organizatorisko struktūru, tāpēc arī tas ir rūpīgi jāizpēta. Galvenā dokumenta daļa ir potenciālā darbinieka darba pienākumu apraksts, kā arī prasības kompetencēm. Ir vērts pievērst uzmanību arī personiskajām īpašībām (sabiedriskums, izturība pret stresu utt.).