Profesijas sekretāre. Referents ir

Daudzas meitenes sapņo sākt karjeru, ieņemot sekretāres-referentes amatu. Tā ir pilnīgi normāla un pamatota vēlme. Tikai ne visi domā par to, kas tam nepieciešams (izņemot pievilcīgu izskatu). Bet tas būtu tā vērts. Galu galā referents ir ne tikai “skaista seja” blakus vadītājam. Drīzāk tā ir “rokasgrāmata” visos jautājumos: zinoša un gudra meitene, kas atrod izeju no jebkuras situācijas. Apskatīsim tuvāk.

Kas jums jāprot

Jebkurā organizācijā ir sekretāra-referenta norādījumi. Tajā ir oficiālo pienākumu saraksts (dažreiz detalizēts, dažreiz ne pārāk). Tie ietver prasmes. Personai, kurai ir paveicies iegūt šādu darbu, jāspēj sazināties ar klientiem, veikt pārrunas (personīgi un pa tālruni), atlasīt un kārtot materiālus, sagatavot kopsavilkumus un daudz ko citu. Tas ir, ir skaidrs, ka šim cilvēkam vajadzētu būt daudzām prasmēm. Specifikācija ir atkarīga no uzņēmuma virziena. Tātad, piemēram, lai izprastu juridisko sarežģījumu, ir nepieciešams juridiskais konsultants. Gadās, ka šī pozīcija ir saistīta ar spēju risināt organizatoriskus jautājumus. Citiem vārdiem sakot, atsauce ir līdera “labā roka”. Viņš vienmēr ir spārnos, viņam jāzina viss, kas priekšniekam vajadzīgs viņa darbam.

Daži “īpašas” profesijas jautājumi

Šeit ir vērts nedaudz paskaidrot, kas parasti tiek “slēpts aiz ainas”. Tā kā referents ir tieši tā persona, kura visbiežāk sazinās ar priekšnieku, viņam tiek prasītas zināmas diplomātiskās spējas. Kāpēc? Tas ir vienkārši: vadītājam (īpaši lielai komandai) nav laika nodarboties ar visām attiecību niansēm. Parasti viņš ir darba cilvēks. Kad kādam ir dzimšanas diena, kurš gatavojas dzemdēt, kam ir bērni - tas viņu interesē tikai saistībā ar darba mirkļiem. Visas šīs "mazās lietas" krīt uz sekretāra palīga pleciem. Viņam ir pienākums paziņot priekšniekam, kad ir brīvdienas, paziņot par spriedzi, kas radusies komandā (ja tas ir viņa uzmanības vērts). Tātad izrādās, ka vispirms sekretāra palīgam tas ir jāizdomā, izsijā lieko un pēc tam “jāielādē” vadītājs. Šis darbs nav viegls! Bet tas bija no neformālo pienākumu jomas.

Galvenās funkcijas

Gandrīz viss biroja darbs ietilpst sekretāra palīga pienākumos mazajos uzņēmumos. Lielā daļā - tā daļa. Tas ir, jums būs jāiemācās komponēt vēstules, pareizi organizēt saņemšanu un nosūtīšanu, reģistrēšanu, izplatīšanu (ja tāda ir) un tā tālāk. Ir skaidrs, ka nevar iztikt bez perfektām krievu valodas zināšanām. Kļūdu vēstules ir sabojāta uzņēmuma seja. Dažreiz tiek prasīts, lai šajā amatā strādātu cilvēks ar svešvalodu zināšanām. Turklāt referents ir persona, kas savstarpēji saista uzņēmuma (vai tā departamentu) darbiniekus. Tās funkcijas ietver pareizu informācijas plūsmu sadalījumu starp struktūrvienībām, kas strādā pie vienas lielas lietas. Referents ir diezgan sarežģīta profesija, jo jāpatur prātā daudzas detaļas un fakti. Tas viss ir nepieciešams, lai vadītājs justos ērti, lai netiktu atrauts no sīkumiem no galvenās līnijas.

Personīgās īpašības

Tā kā referenta darbs ir balstīts uz komunikāciju, viņi šim amatam izvēlas komunikatīvu, bez konflikta esošu personu. Jebkurā uzņēmumā šī ir “galvenā” ziņa. Personai, kas viņu ieņem, ir liela ietekme gan uz vadītāju, gan kolēģiem. Tāpēc pieklājība ir vienkārši nepieciešama. Arī sekretāra palīgam jābūt precīzam, gudram, pat radošam. Cilvēkam jāspēj atrast pieņemamu izeju no jebkuras situācijas. Recenzents vispirms domā par sava darba devēja “seju”, bet pēc tam par sevi. Atbildības līmenis ir ne tikai augsts, bet arī globāls. Ne visi var tikt galā ar šādu slodzi. Tāpēc pirms pieteikšanās uz šādu amatu jums ir rūpīgi jāpārdomā. Sekretāra palīgam darba vietā vajadzētu būt iespējai likt fonā savas intereses. Pirmajā - viss, kas nepieciešams priekšnieka darbam. Starp citu, tieši tāpēc visbiežāk meitenes ieņem šo amatu, jo rūpes par kaimiņu sievietēm ir asinīs.

Konfidenciāla informācija

Ir skaidrs, ka ar tik ciešu saziņu referentam būs zināmi daudzi fakti, kurus nevajadzētu publiskot. Tie ir ne tikai profesionālie noslēpumi un komercnoslēpumi. Bieži vien sekretārei kā tuvam draugam uzticas un personīga informācija. Vai ir vērts pieminēt, ka referentam ir jāspēj uzglabāt konfidenciālu informāciju. Šī ir viena no viņa galvenajām profesionālajām prasmēm.

Kāda izglītība ir nepieciešama

Galva mēģina izvēlēties referentu, pamatojoties uz darbības virzienu. Tas ir, pretendentam jābūt diplomam, kas atbilst uzņēmuma darbam. Turklāt šim amatam bieži tiek izvēlēti cilvēki ar juridisku izglītību. Tas ir ērti, ja bieži nākas slēgt darījumus, sagatavot citus dokumentus. Starp visvienkāršākajām prasībām: visu datorprogrammu (ofisa) plūstamība, spēja drukāt (ātri un kompetenti). Tā kā referents patiesībā ir padomdevējs, jums ir jābūt prasmēm atrast informāciju gan tīklā, gan bezsaistē. Gudrs cilvēks ar ātru reakciju šādā amatā tiek ieņemts biežāk nekā “pareizā” diploma īpašnieks, kurš nezina, kā ātri apgūt situāciju.

Darba vieta

Šāds sekretāra-referenta amats tagad ir gandrīz jebkurā birojā. Bieži vien to sauc tikai šādi, un cilvēks veic dažādas funkcijas. Viss atkarīgs no uzņēmuma lieluma, uzdevumiem, darbinieku skaita. Dažos uzņēmumos sekretārs veic arī grāmatveža funkcijas, citos - jurista funkcijas utt. Tas ir lielisks sākums personai, kas vēlas karjeras izaugsmi. Īsu laiku var apgūt daudzas prasmes, apgūt dažādas profesijas, galvenais ir izprast uzņēmuma darbu, visu “pieskarties” ar savām rokām. Bet jums ir ļoti ātri “jāizgriežas”. Tā kā liela daļa informācijas būs jāapstrādā ātrgaitas režīmā. Bet, ja viss izdosies, tad iegūto zināšanu būs pietiekami, lai sāktu patstāvīgu pacelšanos tajās līnijās, kuras pats definē. Bet tas nemaz nav vajadzīgs. Tā kā referenta profesija, ja jūs to uztverat nopietni, pati par sevi ir interesanta. Viņa ļauj ne

ieskrieties šaurā virzienā, pastāvīgi apgūt visus jaunos zināšanu apjomus, pilnveidoties.

Kā iegūt interviju

Ja nolemjat, ka tiksiet galā ar tik atbildīgu darbu, jums jāiesniedz CV par pieejamajām vakancēm. Noteikti pārbaudiet atbilžu lasītprasmi. Paturiet prātā, ka pareizrakstības kļūdas uzreiz samazinās jūsu iespējas uz nulli. Arī stilam vajadzētu būt atturīgam biznesam. Katrs jūsu vārds tiks rūpīgi nosvērts un apzināts. Tad sāksies “izmēģinājumi”. Jums būs jāpavada zināms laiks, lai pierādītu, ka varēsit būt cienīgs vadītāja palīgs. Katrs uzņēmums izstrādā savas metodes. Tomēr sagatavojieties tam, ka jums ir jārunā ar dažādām amatpersonām, jāsagatavo vairāki oficiāli dokumenti, jāatbild uz pāris telefona zvaniem. Jums arī jāņem vērā fakts, ka jūsu izskats tiks stingri kontrolēts. Tas ir, viņi “pārbaudīs” no galvas līdz kājām. Visbiežāk jums būs jādemonstrē biznesa apģērba stils (grims, frizūra). Nav arī vēlams izmantot spēcīgus aromātus. Padomājiet par katru mazo lietu! Visam tevī vajadzētu būt diskrētam, bet pievilcīgam. Padoms: palieciet pieticīgi, bet pārliecināti. Esiet gudri, bet ne augstprātīgi. Tad visam noteikti vajadzētu darboties!