Video: Valsts IKT pārvaldības vadītāju paplašinātais forums 14.06.2017. 2024, Jūlijs
Liela organizācija rada daudz nepatikšanas. Korporācijas vadītājs netiks visur savlaicīgi, pat ar vietnieku palīdzību. Pareizi plānot dienu, neko neaizmirstot, sadalīt un kontrolēt darbu, vadītājam nepieciešams palīgs. Ko darbinieks dara šajā amatā, kas viņam jāprot un jāzina?
Vadītāja palīgs: viņa loma organizācijā
Pēc valsts līmenī apstiprinātās profesiju klasifikatora loģikas vadītāja palīgs pieder vadītāju kategorijai, jo viņš pārrauga gandrīz visus jautājumus, kas saistīti ar pirmās personas kompetenci.
Tajā pašā laikā dažas organizācijas interpretē vadītāja asistenta amatu kā administratoru, vadītāju vai sekretāru: pirmie divi amati ietver organizatoriskas un administratīvas funkcijas, trešie - prezentācijas un atbalsta funkcijas. Profesiju klasifikators klasificē šos darba veidus dažādās kategorijās - speciālisti, tehniskie darbinieki, bet par vadītāju tiek atzīts tikai palīgs.
Kā definēt nodarbinātības noteikumus?
Pieņemot darbā vadītāja palīgu vai sekretāru, organizācijai būtu jānosaka šī darbinieka statuss, tiesības un pienākumi, jo no tā ir atkarīgas prasības kandidāta izglītības līmenim, kvalifikācijai un pieredzei.
- Pietiek, ja reģistratūrai ir pilnīga vidējā izglītība, un etiķeti un paņēmienus darbam ar pretendenta biroja aprīkojumu māca tieši darba vietā.
- Administratoram jābūt vismaz bakalaura grādam, jābūt organizatoriskām prasmēm un enerģiskam raksturam, kā arī jābūt zināmai darba pieredzei, atkarībā no korporatīvajām prasībām.
- Vadītājam kā profesionāļu pārstāvim ir nepieciešama izglītība, kas nav zemāka par pilnu augstāko izglītību, darba pieredze nav obligāta, taču uzņēmums šo standartu nosaka pēc saviem ieskatiem.
- Pārvaldnieka palīgs. Šis amats nozīmē tādas pašas kvalifikācijas prasības kā vadītājam: pabeigta augstākā izglītība, darba pieredze specialitātē vismaz 2 gadi. Droši vien, ka tam būs vajadzīgas īpašas pretendenta personiskās īpašības un, iespējams, padziļināta apmācība.
Kāds ir amata apraksts?
Pārvaldnieka palīgam kā ierēdnim ir pienākums rīkoties savu funkcionālo tiesību ietvaros un pilnībā veikt noteiktās funkcijas. Tomēr, nebūdams pat vadītājs, darbiniekam godprātīgi un laikā jāpilda savi darba pienākumi.
Darba uzdevumā nav detalizēta šo kompetenču izklāsta, un pat līguma gadījumā funkciju saraksts ne vienmēr ir izsmeļošs. Lai izvairītos no neatbilstībām, nosakot darbinieka darba pienākumus, organizācijas vadītāja palīga amata aprakstā jāietver detalizēti pienākumi, tiesības, kas viņam ir, kā arī atbildības mērs par darba līguma, iekšējo darba noteikumu pārkāpšanu, darba devējam nodarīto kaitējumu utt.
Personīgais vadītāja palīgs
Palīga amata apraksts ir veidots pēc līdzīgiem norādījumiem vadītājam vai viņa vietniekam, izņemot dažas prioritārās funkcijas - stratēģisko plānošanu un vadību. Droši vien asistentam arī netiks uzdots pieņemt un atlaist darbiniekus, tiesības rīkoties ar uzņēmuma finanšu resursiem, pilnvaru izsniegšanu un citas kompetences, kas personīgi pieder vadītājam.
Tomēr likums ļauj deleģēt jebkuras funkcijas uzticamam darbiniekam ar noteikumu, ka viņam ir pietiekami daudz kvalifikācijas, zināšanu, pieredzes un pilnvaru šādu jautājumu risināšanai. Ir svarīgi tikai pareizi noformēt darbinieka akreditācijas datus - ar rīkojumu vai pilnvaru.
Tajā pašā laikā uzņēmuma vadītāja palīga amata aprakstā jāatspoguļo viņa faktiski paveiktais darbs.
Tipiskas sadaļas
Amata apraksta struktūra ir fiksēta valsts kvalifikācijas katalogos un satur visas pamatprasības darbiniekam un amata nianses, kā arī tā vietu organizācijas organizatoriskajā struktūrā.
Amata aprakstā “Pārvaldnieka palīgs”, tāpat kā jebkurā citā, jāietver šādas daļas:
- Galvenie noteikumi. Tas norāda pieņemšanas un atlaišanas, pakļautības, darbinieka aizstāšanas kārtību.
- Darba funkcijas. Viena no vissvarīgākajām sadaļām, kas jāatspoguļo sīkāk.
- Darbiniekam piešķirtās tiesības.
- Atbildības robežas par pārkāpumiem.
- Kvalifikācija, profesionālā pieredze, izglītības līmenis.
- Kas darbiniekam būtu jāzina noteiktā amatā.
- Attiecības starp viņu un citām organizācijas daļām.
Norādītās sekcijas nevar apgriezt, taču ir pieļaujams tās paplašināt un pievienot nepieciešamos punktus.
Darba apraksts Pārvaldnieka palīgs: paraugs
Apstiprināja:
Direktors (organizācijas nosaukums)
paraksts
(PILNAIS VĀRDS.)
apstiprināšanas datums
Darba apraksts "Pārvaldnieka palīgs"
1. Pamatnosacījumi
1.1. Profesionālā kategorija "Līderi".
1.2. Pēc direktora rīkojuma pieņemts un atlaists no darba.
1.3. Iesniegšana: tieši direktoram.
2. Funkcijas
Pārvaldnieka palīgs:
2.1. Koordinē departamentu, sekciju un citu uzņēmuma nodaļu darbu saskaņā ar direktora norādījumiem, lēmumiem un rīkojumiem.
2.2. Seko struktūrvienību direktora kontroles rīkojumu izpildes termiņiem.
2.3. Izstrādā direktora darba plānu nākamajai darba dienai un savlaicīgi iesniedz to vadītājam.
2.4. Organizē un kontrolē biroja darbu uzņēmumā, pārbauda tā atbilstību likuma prasībām.
2.5. Nodrošina visu direktora izsniegto pilnvaru uzskaiti un reģistrāciju.
2.6. Pārvaldīt lietvežus un kontrolēt viņu darbības rezultātus.
Papildināt atkarībā no konkrētās organizācijas vajadzībām un amata profila.
3. Pilnvaras
Pārvaldnieka palīgam ir tiesības:
3.1. Pārzināt lēmumus, kas pieņemti par uzņēmumu.
3.2. Piedalīties vadības aparāta sanāksmēs.
Papildināt atkarībā no konkrētās organizācijas vajadzībām un amata profila.
4. Atbildība
Vadītāja palīgs ir atbildīgs par:
4.1. Par viņu pienākumu nepildīšanu vai nepareizu izpildi, kas noteikti šajā instrukcijā, direktora rīkojumos un direktīvās, spēkā esošie likumi, kas reglamentē uzņēmuma darbību.
4.2. Par nepietiekamu kontroli pār pakļauto darbinieku darbībām.
4.3. Informācijas atklāšanai ar ierobežotu piekļuvi.
Papildināt atkarībā no konkrētās organizācijas vajadzībām un amata profila.
5. Kvalifikācija
Pārvaldnieka palīgam jābūt ar pilnu augstāko izglītību, vismaz 2 gadu darba pieredzi.
6. Jāzina
Pašreizējā likumdošana, harta, koplīgums (ir norādīts, kādi akti un normas darbiniekam būtu jāzina).
7. Mijiedarbība
Tiek norādīts, ar ko un kādos jautājumos menedžera palīgs sadarbojas.
Vienojās:
Cilvēkresursu vadītājs
Paraksts
(PILNAIS VĀRDS.)
Jurists
Paraksts
(PILNAIS VĀRDS.)
Iepazans:
paraksts
(PILNAIS VĀRDS.)
Projekta vadītāja asistenta īpašās kompetences
Tiek pieņemts, ka projekta vadība ir attiecīgi pagaidu amats, un asistents uzņemas noteiktas saistības līdz projekta pabeigšanai. Tās funkcionālie pienākumi būs atkarīgi no projekta specifikas un tēmām, kā arī no konkrētas organizācijas vajadzībām.
Projekta vadītāja asistenta funkciju apraksts būs vairāk specializēts, taču ar administratīvo un organizatorisko krāsu. Tipiski pienākumi attiecībā uz šo amatu ir atrodami kvalifikācijas rokasgrāmatā, un pēc tam precizējiet tos atbilstoši situācijai.
Vai vadītāja palīga pienākumi vispārīgos jautājumos ir atšķirīgi?
Ģenerāldirektora palīga un ģenerāldirektora palīga pienākumi būs atšķirīgi. Protams, otrajā gadījumā pilnvaras izrādīsies sašaurinātas, jo vispārējo lietu vadītājs nav atbildīgs par visām organizācijas darbībām, bet tikai par atsevišķu nozari.
Vadītāja palīga amata apraksts par vispārīgiem jautājumiem tiek sastādīts, pamatojoties uz “atbalstītā” priekšnieka funkcijām. Attiecīgi pamats būs tās atbildības un funkciju sfēra.
Amata apraksts "Pārvaldnieka palīgs" šajā gadījumā ir piemērots kā pamats, uz kuru varat balstīties, izstrādājot jaunus dokumentus saistītiem amatiem.
