Dokumentu plūsma ir svarīga darbības sastāvdaļa un neaizstājams jebkuras iestādes, organizācijas, uzņēmuma vadības elements. Darījumu dokumentiem jābūt pareizi sastādītiem, sistemātiski glabātiem un optimāli pārvietotiem. Attīstoties ekonomikai, palielinās informācijas plūsma un dokumentu skaits visās cilvēka darbības sfērās. Tāpēc mūsdienās pieaug pieprasījums pēc diezgan jaunas profesijas - dokumentu menedžera.
Kas ir dokumentu pārvaldnieks
Dokumentu speciālists ir speciālists, kurš nodarbojas ar dokumentācijas reģistrēšanu un uzskaiti. Saistītās profesijas ir sekretārs, arhivārs, lietvedis.
Vadības administratīvie dokumenti ir pienācīgi jāizstrādā saskaņā ar standartiem un jādara zināmi darbiniekiem, un tieši tiem, kuriem tie bija paredzēti. Dokumenti parasti ir novecojuši, apritē nav. Šajā gadījumā tie ir jāsašķiro saskaņā ar normatīvajiem aktiem par lietvedību un jāievieto arhīvā. To visu veic dokumentu pārvaldnieks.
Dokumentu speciālista darba pienākumi var šķist garlaicīgi. Bet tas ir tikai no pirmā acu uzmetiena. Izmantojot dokumentu pārvaldnieku, it īpaši, ja viņš ir vienīgais, kas uzņēmumā atbild par dokumentu pārvaldību, visa informācijas plūsma iet cauri, viņš var izsekot visu nodaļu darbam un izprast uzņēmuma darbības un attīstības mehānismus.
Lielajās organizācijās speciālistu pienākumi darbā ar dokumentiem parasti tiek sadalīti: projektēšanu, reģistrēšanu, ievadīšanu elektroniskā datu bāzē, izpildes kontroli, glabāšanu veic dažādi cilvēki un pat veselas nodaļas.
Kas jāzina dokumentu pārvaldniekam
Lai pareizi noformētu dokumentus, kuros informācija tiek sniegta kodolīgi, skaidri un skaidri, speciālistam jāzina visu veidu dokumentu sastādīšanas mērķis un formas. Lai zinātu, kā izskatās juridiski saistošs dokuments, tam ir jābūt tiesību pamatiem.
Tā kā šodien lielākā daļa dokumentu tiek glabāti elektroniskos plašsaziņas līdzekļos un ir nepieciešama informācijas apmaiņa datorā, dokumentu pārvaldības speciālistam ir jāsaprot programmatūra. Viņam jāizveido elektroniskas datu bāzes un jāspēj sazināties ar personālu, kas apkalpo automatizētas sistēmas dokumentu izveidošanai, glabāšanai un pārsūtīšanai.
Lai dokumentus glabātu arhīvā, speciālistam jāzina noteikti noteikumi un specifikācijas. Dokumentu mērķis un to konfidencialitāte, noteikumi, glabāšanas nosacījumi - saskaņā ar šiem kritērijiem jums ir jāsašķiro dokumenti arhīvā un pēc tam jāizveido efektīva meklēšanas sistēma.
Dokumentācijas pienākumi
Dokumentu pārvaldnieka darba pienākumi iestādē ietver
- dokumentu sagatavošana, uzskaite, glabāšana un kontrole;
- darba plūsmas sistematizēšana un dokumentu aprites nodrošināšana;
- optimālas dokumentu plūsmas organizēšana organizācijā;
- uzglabāšanas organizēšana un dokumentācijas klasifikatoru izstrāde;
- dokumentu, kuru derīguma termiņš beidzies, šķirošana, vērtības pārbaude un pārsūtīšana uz arhīvu;
- ienākošās dokumentācijas pilnveidošana;
- dokumentu standarta formu un laika uzskaites lapu izstrāde;
- dokumentu bāzu izveidošana ar reģistrācijas numuru un indeksu, kā arī elektronisko uzglabāšanas adrešu izveidošanu;
- nepieciešamo materiālu sagatavošana sanāksmēm, sarunām un sanāksmēm.
Vadošais dokumentu menedžeris faktiski pilda oficiālos pienākumus, bet ar lielāku atbildības daļu, kā arī dod uzdevumus zemāka ranga darbiniekiem.
Dokumentu pārvaldnieka darba pienākumi izglītības iestādē
Dokumentu vadītājam izglītības iestādē, cita starpā, jāzina arī Krievijas Federācijas likums “Par izglītību”. Tā kā bērnudārzos un skolās ir ierobežots personāls, dokumentu pārvaldnieks apvieno sekretāra, lietveža un personāla darbinieka pienākumus, vadās no metodiskajiem ieteikumiem darbam ar dokumentiem izglītības iestādēs (Krievijas Federācijas Izglītības ministrijas vēstule 02.12.2000. Nr. 03-51). / 64).
Dokumentu pārziņa pienākumos bērnudārzā cita starpā ietilpst darba līgumu ar darbiniekiem sagatavošana un personas lietu noformēšana, kā arī bērnu grāmatas glabāšana. Viņš strādā arī ar militāru reģistrācijas punktu un uztur atbilstošu dokumentāciju, ja iestādē ir darbinieki, kas ir atbildīgi par militāriem jautājumiem.
Dokumentu pārvaldnieks papildina oficiālos pienākumus skolā, sagatavojot administratīvo dokumentu projektus par kontingenta pārvietošanos un aizpildot personas lietas, glabājot skolēnu alfabēta grāmatu un ņemot vērā skolas darbinieku skolas darba stundas, apstrādājot un apstrādājot studentu personisko lietu pārsūtīšanu arhīvā.
Augstskolas veic ne tikai izglītojošas, bet arī zinātniskas aktivitātes.
Dokumentu pārvaldītāja pienākumi universitātē speciālistam vismaz vispār saprot konkrētās fakultātes profilu, jo viņam ir jāsagatavo sapulču un sanāksmju dokumenti un dekāna vārdā jāuzglabā to protokoli un telefona sarunas.
Dokumentu pārvaldības speciālista personiskās īpašības
Uzmanība ir vissvarīgākā speciālista kvalitāte darbā ar dokumentiem. Precizitāte, rūpīgums un atbildība papildina personisko īpašību sarakstu, kas nepieciešams darbam ar biznesa dokumentiem. Datu kļūdas, likuma pārkāpumi, dokumentu zaudēšana uzņēmumam var maksāt daudz, slēdzot līgumu vai veicot personāla auditu.
Informācijas apjomiem, ar kuriem strādā dokumentu pārvaldnieks, nepieciešama laba atmiņa.
Lai strādātu jebkurā jomā, viņam ir nepieciešama neatlaidība un lasītprasme, strādājot ar dokumentiem, un personāla vadības jomā - un organizatoriskās spējas, kā arī radošums un komunikācijas prasmes.
Pareiza mērķu izvirzīšana un darbs ar uzņēmuma struktūru, tā sauktajām uzņēmējdarbības īpašībām, ir nepieciešami dokumentu pārvaldniekam, lai organizētu optimālu darbplūsmu un klasifikatoru.
Bieži vien mazās firmās dokumentu pārvaldnieks strādā viens pats. Pašorganizācija, disciplīna un paškontrole palīdz organizēt efektīvu darbu.
Dokumentācijas prasības
Lai nodrošinātu stabilu dokumentu pārvaldības normatīvo bāzi, nepieciešama apmācība. Tāpēc, pieņemot darbā, ir nepieciešams augstākās izglītības iestādes vai vidējās speciālās izglītības iestādes diploms specialitātēs “Dokumentācija”, “Uzņēmuma dokumentācijas atbalsts”. Ir arī saistītas specialitātes: “Dokumentācijas atbalsts jurisprudencē” vai “Uzņēmuma informācijas atbalsts”.
Augstāko institūciju normatīvie un administratīvie, normatīvie un vadlīniju dokumenti, kas saistīti ar dokumentu pārvaldību, ir vispārīgas prasības dokumentiem, kas dokumentu pārvaldniekam būtu jāzina. Darba pienākumi prasa zināšanas vai vismaz to pamatus par dokumentācijas sistēmu analīzes, izpētes, projektēšanas, ieviešanas un izstrādes metodēm, par automatizēto vadības sistēmu projektēšanu un darbību; arhivēšanas un pamata programmēšanas organizēšana.
Dokumentu pārvaldnieka profesijas priekšrocības un trūkumi
Dokumentu pārvaldnieka profesija ir universāla. Diploms un zināšanas specialitātē ļauj absolventam strādāt jebkurā organizācijā, jo darba plūsma ir visur. Tā ir galvenā profesijas priekšrocība.
Otro priekšrocību var uzskatīt par iespēju strādāt par administratoru, arhivāru, lietvedi, sekretāra palīgu, biroja vadītāju, vadītāja vietnieku, nevis tikai par dokumentu pārvaldnieku.
Trešais plus ir tas, ka, neskatoties uz šķietami ikdienas darbu, dokumentu pārvaldnieks ir organizācijas informācijas plūsmu centrā un viņam pieder gandrīz visi tās noslēpumi. Dažreiz papildus augstākajai vadībai viņš ir vienīgais šo noslēpumu īpašnieks.
Darba pieredze un uzņēmība ļauj dokumentu pārvaldniekam pēc vēlēšanās organizēt savu biznesu informācijas pakalpojumu sniegšanai.
Profesijas priekšrocībās ietilpst darbs birojos labos apstākļos neatkarīgi no uzņēmuma profila un stingra darba grafika.
Dokumentālista profesijas trūkumi ir vienveidība un, pats galvenais, liela atbildība.
Kur var strādāt dokumentu pārvaldnieks?
Tā kā dokumentu pārvaldnieki, kuri ir ieguvuši sava profila izglītību, var strādāt ar visa veida dokumentiem (grāmatvedība, personāls, zinātniskais un tehniskais), viņi var būt pieprasīti dažādās organizācijās:
- gan vietējās, gan valsts varas iestādēs;
- departamentu vadības struktūrās;
- inženierzinātņu un dizaina, pētniecības iestāžu arhīva un dokumentārajos pakalpojumos, veselības aprūpē, arhīvu, bibliotēku un muzeju, tiesībaizsardzības struktūrās;
- administratīvajos dienestos un komerciālo struktūru nodaļās: dokumentu noformēšana, biroja vadība, personāla vadība;
- informācijas sistēmu izstrādes, konsultāciju dokumentēšanas, informācijas drošības audita biznesā.
Dokumentu vadītāja karjeras izaugsme ir atkarīga no darba vietas. Lielās struktūrās viņš var kļūt par lietu vadītāju, mazajās - par vadītāja vietnieku. Dokumentu pārvaldības karjeras virsotni var uzskatīt par dokumentu sagatavošanu Krievijas Federācijas valdībai un prezidentam.
