Biroja vadītājs - kas tas ir? Biroja vadītāja pienākumi

"Plankton", "vadītāji" - visas šīs objektīvās definīcijas attiecas uz biroja darbinieku darbu. Bet vai šāds darbs ir tik bezjēdzīgs? Biroja vadītājs - kas tas ir? Kādi ir viņa pienākumi?

Biroja vadītājs - kas tas ir?

Biroja vadītāja profesiju bieži sajauc ar sekretāra profesiju. Bet starp šīm specialitātēm joprojām pastāv atšķirība. Tātad, biroja vadītājs - kas tas ir?

Šīs zonas vadītājs ir biroja vadītājs vai administrators. Tas regulē biroja darbu, ir svarīga informatīva saikne starp darbiniekiem un priekšniekiem, klientiem un darbiniekiem utt.

Jo aktīvāka organizācijas darbība, jo vairāk problēmu tai ir ar ikdienas nelielām organizatoriskām lietām un dokumentāciju. To ieviešana un nodrošina biroja vadītāju.

Viņš pārliecinās, ka visi pašreizējie dokumenti, kā arī viņa priekšnieku rīkojumi tiek pienācīgi izpildīti. Tajā pašā laikā izpildrīkojumi jāpaziņo uzņēmuma darbiniekiem savlaicīgi, jāņem vērā visas apmeklētāju sūdzības un darbinieku priekšlikumi jāpaziņo varas iestādēm.

Tādējādi biroja darbs, kā arī komunikācija uzņēmumā daļēji krīt uz biroja vadītāju pleciem.

Darba vieta un alga

Biroja vadītājs ir nepieciešams jebkurā uzņēmumā, kurā ir birojs, vadītājs un vismaz daži darbinieki. Mazās organizācijās šāda speciālista pienākumu saraksts ir daudz mazāks nekā, piemēram, milzīgā korporācijā. Lielā uzņēmumā var būt vairāki biroja vadītāji, un katrs no viņiem ir norīkots uz savu nodaļu.

Izrādās, ka pieprasījums pēc šādiem speciālistiem ir diezgan augsts un, iespējams, turpinās augt. Bet karjeras izredzes praktiski nav. It īpaši, ja papildus biroja vadībai cilvēkam vairs nav nekādas profesijas.

Sakarā ar to, ka pienākumi nav pārāk sarežģīti, konkurence uz vienu darbu, vismaz Krievijā, ir diezgan augsta - 6 cilvēki uz vakanci. Tajā pašā laikā alga ir zema pēc kapitāla standartiem - 27 tūkstoši rubļu.

Kultūras galvaspilsētā - Sanktpēterburgā - šādu darbinieku alga ir zemāka par aptuveni 5–7 tūkstošiem, un konkurence ir daudzkārt lielāka. Jo tālāk uz valsts perifēriju, jo zemāka alga un jo vairāk pretendentu uz šo amatu.

Nepieciešamās personiskās īpašības

Biroja vadītāja saņemtajiem pasūtījumiem, kā likums, ir nepieciešama steidzama un ātra izpilde. Tāpēc pretendentam, pirmkārt, ir nepieciešama uzcītība, ātrums un punktualitāte. Svarīga ir arī laba atmiņa un koncentrēšanās spēja.

Personai, kas ieņem šo amatu, jābūt draudzīgai un sabiedriskai, jo dažās situācijās viņš darbojas kā uzņēmuma pārstāvis klientu priekšā.

Biroja vadītājam ir jābūt kompetentai un loģiski strukturētai runai, kā arī jāpārzina biznesa ētika, jo viņš bieži ir iesaistīts biznesa sarunu un korporatīvo sanāksmju organizēšanā.

Arī noderīgas zināšanas, piemēram, laba elektriķa tālruņa numurs vai pusdienu piegādes pakalpojums, neskars. Patiešām, daudzos uzņēmumos kārtību birojā un darbinieku sāta kontroli kontrolē arī vadītājs.

Būtiskas biroja vadītāja prasmes

1. Pirmā prasība šādam darbiniekam ir labas zināšanas par personālo datoru un internetu. Ja pretendentam papildus Word un Excel pieder arī Photoshop vai Office Picker Manager, tas ir vēl viens iemesls, kāpēc viņu nolīgt, nevis kāds cits.
2. Liels drukas ātrums. Spēja ātri ierakstīt tekstus biroja vadītājam ir viena no vissvarīgākajām.
3. Iepriekšēja darbavietā iegūtās administratīvās vadības prasmes ir nepieciešamas, ja cilvēks iegūst darbu lielā uzņēmumā.
4. Prasme strādāt ar dokumentiem. Dokumentācija ir viens no galvenajiem šāda veida speciālistu pienākumiem, tāpēc pamatzināšanas ir neaizstājamas.
5. Pārliecināta biroja aprīkojuma lietošana. Faksi, printeri, skeneri - tam visam jābūt biroja vadītāja kompetencē.
6. Kompetentas un diplomātiskas komunikācijas prasmes. Biroja vadītājam ir ne tikai kompetenti jākomunicē, bet arī jāspēj vajadzības gadījumā atrisināt konfliktsituācijas.
7. Svešvalodas prasme. Lielos starptautiskos uzņēmumos biroja vadītājam jāpārvalda vismaz pamata angļu valoda.

Amata apraksta vispārīgie noteikumi

Biroja vadītāja amatu apstiprina uzņēmuma izpilddirektors. Dažādos uzņēmumos tas dažos aspektos var atšķirties, bet kopumā tā galvenie noteikumi nemainās. Pirms darba līguma parakstīšanas ir jāiepazīstas ar darba instrukcijām, lai vēlāk nesūdzētos, ka noteiktu pienākumu veikšana nebija jūsu plānu sastāvdaļa.

Vispārīgos noteikumos var norādīt:

• kas ir atbildīgs par biroja vadītāja pieņemšanu darbā;
• kam ir tiesības viņu atbrīvot no amata;
• kam darbinieks ziņo;
• kurš atskaitās biroja vadītājam;
• kurš pilda biroja vadītāja pienākumus viņa prombūtnes laikā utt.

Parasti biroja vadītāji ziņo izpilddirektoram. Biroja administratori ziņo kurjerus, autovadītājus, tīrītājus utt.

Arī vispārīgajos noteikumos var noteikt, kuru darbinieku ar kādu kvalifikācijas līmeni var pieņemt aprakstītajam amatam.

Tiešie pienākumi

Instrukciju nākamajā rindkopā ir izklāstīti biroja vadītāja pienākumi.

Lai atsāktu darba piedāvājumus, pretendenti atsevišķā ailē izraksta, kādus pienākumus viņi veica iepriekšējā biroja darbā. Tātad darba devējs iegūst vairāk informācijas par pretendenta prasmēm.

Kādi priekšmeti var būt tiešie biroja vadītāja pienākumi?

1. Tālruņa zvanu uzraudzība. Darbiniekam pēc iespējas labāk ir jāatbild uz ienākošajiem zvaniem, jāatbild uz oponentu jautājumiem un jāinformē arī priekšnieki par informāciju, kuru viņi lūdza pārsūtīt.
2. Dokumentācijas izstrāde. Dokumentu glabāšana un uzskaite, korespondences kontrole, pasūtījumu izpilde utt. - Tie ir tiešie biroja vadītāja pienākumi.
3. Dokumentu pavairošana. Pēc īpašiem priekšnieka norādījumiem darbinieks veic darba kopēšanu un kopēšanu.
4. Vēstuļu, pieprasījumu sastādīšana - t.i. Sarakste ar partneriem, klientiem vai piegādātājiem pēc tiešā darba vadītāja pieprasījuma.

Biroja vadītāja pienākumos var ietilpt vismaz seši citi darba veidi. Bet katrā uzņēmumā slodze uz šīs kategorijas speciālistiem tiek noteikta individuāli.

Biroja vadītāja tiesības

Jebkura biroja vadītāja instrukcija ietver ne tikai pienākumus, bet arī tiesības.

1. Lai sniegtu pilnīgu informāciju. Noteiktu uzdevumu veikšanai biroja vadītājam ir tiesības pieprasīt sniegt viņam nepieciešamo informācijas daudzumu, ieskaitot konfidenciālu.
2. Pamatoti racionalizācijas priekšlikumi. Ja biroja darba organizēšanai ir nepieciešami jauninājumi vai ģenerāldirektora papildu rīkojumi, tad vadītājam ir tiesības piedāvāt tos ieviest.
3. Nepieciešami atbilstoši darba apstākļi. Ja oficiālos pienākumus nevar veikt nepieciešamo apstākļu trūkuma dēļ, biroja vadītājs var pieprasīt, lai tie tiktu izveidoti.
4. Rīkojieties kompetences ietvaros. Izpētījis amata aprakstu, darbiniekam ir tiesības pieņemt lēmumus un dot rīkojumus, bet tikai savas kompetences ietvaros.

Šis ir aptuvens ceļvedis par biroja vadītāja tiesībām. Tos var papildināt vai samazināt atkarībā no iestādes specifikas.

Atbildība

Biroja vadītājs ir profesija, kas ietver arī zināmu atbildību. Tās apmēru un sodu par noteikumu pārkāpšanu katrs darba devējs nosaka individuāli. Visizplatītākie punkti, par kuriem atbildība tiek turēta amatu aprakstos, izskatās apmēram šādi.

1. Par nolaidīgu attieksmi pret saviem pienākumiem. Laicīga pasūtījumu izpilde un jebkura cita nolaidība ir darbinieka vaina, par kuru ir nepieciešams atbildēt.
2. Par konfidenciālas informācijas izpaušanu. Darba līgumos un darba aprakstos jums rūpīgi jāizlasa klauzulas par informācijas konfidencialitāti. Par viņas izpaušanu visbiežāk jūs varat zaudēt darbu.
3. Par kompetences pārkāpumu. Nav pieļaujamas darbības, kas pārsniedz darbinieka kompetenci.
4. Par darba grafika pārkāpšanu utt. Par darba grafika, ugunsdrošības noteikumu vai drošības noteikumu pārkāpšanu ir atbildīgs arī darbinieks.

Profesijas plusi un mīnusi

Šai profesijai, tāpat kā daudzām citām, ir vairākas priekšrocības un trūkumi. Tātad, kādas ir priekšrocības, strādājot pie biroja vadītāja?

Šajā jomā strādājošo reakcija, pirmkārt, ir saistīta ar lielo pieprasījumu pēc šīs profesijas: pēc pieredzes iegūšanas šajā jomā atrast labāk apmaksātu vietu nav grūti. Tās administratīvās prasmes, kuras tiek iegūtas darba procesā, ir svarīgas ikdienas dzīvē. Turklāt darbs par biroja vadītāju ļauj attīstīt komunikācijas prasmes.

Starp mīnusiem ir paaugstināts darbinieku psiholoģiskais slogs, jo vienā darba dienā jums jāatrisina daudz dažādu jautājumu. Turklāt vadītāji papildus tiešajiem pienākumiem bieži ielādē biroja vadītājus ar personīgiem pieprasījumiem un papildu norādījumiem.

Kur studēt profesiju?

Biroja vadītājs, kurš tas ir, ir skaidrs no iepriekšminētā. Tomēr kur var iemācīties šo profesiju?

Nevienā universitātē nav īpašas fakultātes, kas sagatavotu biroja vadītājus. Bet bieži vadītājs vēlas, lai cilvēks ar augstāko izglītību ieņemtu šo amatu. Ne vienmēr ir svarīgi, kāda būs šī izglītība - galvenais, ka pretendents ir universitātes absolvents. Provinces pilsētās šo pozīciju var ieņemt pat pēc 9 izglītības klasēm. Katrs uzņēmums individuāli izlemj, kurš biroja vadītājs tam ir nepieciešams.

Galvenokārt darba devēju interesēs citas kandidāta īpašības:

• vai viņš iepriekš ir strādājis šajā jomā;
• Cik labi pārzina datoru;
• Vai papīri zina;
• Vai viņš runā valodās utt.

Jūs nevarat atlaist cilvēka komunikatīvās prasmes. Ja saskaņā ar šiem rādītājiem viss ir kārtībā, izredzes iegūt darbu palielinās.