Arhivāra darba apraksta paraugs

Arhīva darbinieka amatu sauc par arhivāru. Šīs jomas speciālista galvenais uzdevums ir organizēt paša arhīva darbu un dokumentācijas apriti tajā. Šādi speciālisti ir nepieciešami visur, kur ir liels oficiālo dokumentu apgrozījums, īpaši organizācijās, kas saistītas ar apdrošināšanu, finansēm, un it īpaši valsts uzņēmumos. Galvenais dokuments, uz kuru jāatsaucas jaunajam darbiniekam, ir arhivāra darba apraksts.

Vispārīgi noteikumi

Arhīvistu var pieņemt vai atlaist tikai uzņēmuma vadītājs. Turklāt, pirmkārt, viņam jāatsaucas uz pašreizējiem valsts tiesību aktiem. Instrukcijās jānorāda persona, kas ir tiešais speciālista vadītājs šajā amatā.

Lai strādātu par arhivāru, personai ir jāsaņem sākotnējā profesionālā izglītība, un pēc tam viņu var pieņemt amatā pat bez pieredzes šajā jomā. Pastāv iespēja, ka cilvēks ar vidējo vai vispārējo izglītību iegūs darbu, bet tad viņam vajadzētu saņemt īpašu apmācību šajā virzienā. Darba pieredze šajā amatā nav obligāta.

Kas būtu jāzina

Uzņēmuma arhivāra amata apraksts liek domāt, ka darbiniekam ir jābūt zināmām zināšanām: viņam ir pienākums izpētīt noteikumus, instrukcijas un visu juridisko dokumentu sarakstu, kas attiecas uz uzņēmējdarbību arhīvā šajā organizācijā. Turklāt viņam jāzina, kā uzglabāt, lietot dokumentus, un arī saskaņā ar kādiem standartiem tos pieņemt un nodot. Viņa zināšanām jāietver vienota biroja biroja darba sistēma. Turklāt viņam jāsaprot, kā tiek apkopoti glabāto dokumentu apraksti, kuri no tiem ir jāuzglabā pastāvīgi un kuri tikai uz laiku, kā arī sastāda aktus par to iznīcināšanu.

Arhivāra palīga amata apraksts nozīmē, ka viņam jāzina, kā lietas tiek veiktas, pēc kādiem noteikumiem tās ir sagatavotas turpmākai lietošanai un drošībai, kā uzskaite tiek organizēta un pārskati tiek sagatavoti uzņēmumā. Šai personai ir jāsaprot uzņēmuma struktūra, kurā viņš strādā, kā arī iekārtas un visu tehnisko līdzekļu, kas nepieciešami darbu veikšanai arhīvā, lietošanas noteikumiem. Turklāt viņam ir pienākums zināt visus organizācijas iekšējos noteikumus un likumus, ieskaitot darba aizsardzību, ugunsdrošību, kārtību un tā tālāk.

Pienākumi

Budžeta iestādes arhivāra amata apraksts nozīmē, ka viņam jāveic noteiktas funkcijas: jāveic ar arhivēšanu saistīts darbs, jāsaglabā arhivētā dokumentācija, jāreģistrē saņemtie dokumenti, jāizstrādā nomenklatūra un jāpārbauda failu reģistrācijas pareizība pirms arhivēšanas. Ja ir tāda vajadzība, viņš šifrē atmiņas vienības, sistematizē lietu izvietošanu un ievieto reģistrā.

Ārstniecības iestādes arhivāra darba apraksts liek viņam sagatavot glabātās dokumentācijas kopsavilkuma aprakstus, to izplatīšanu pagaidu un neierobežotās vienībās. Viņam savlaicīgi jāveic uzskaite un jāiznīcina dokumenti, kuru derīguma termiņš jau ir beidzies, kā arī jāizstrādā sistēma, ar kuras palīdzību vienkārši un ātri varēs atrast vēlamo dokumentu.

Citas funkcijas

Turklāt, lai izpildītu savus pienākumus, eksāmenā ir jābūt klāt ne tikai zinātnes, bet arī dokumentiem. Viņam ir jāpārliecinās, ka dokumenti paliek neskarti, un, ja nepieciešams, jāveic ar tiem atjaunošanas darbi. Šis speciālists arī nodrošina, ka arhīva telpās ir visi nepieciešamie apstākļi normālai dokumentu glabāšanai.

Arhivāram jāuzrauga ugunsdrošības noteikumu ieviešana, kā arī darbam ar dokumentiem jāizmanto mūsdienīgi tehniskie līdzekļi. Pēc organizācijas darbinieku un apmeklētāju pieprasījuma viņam ir pienākums izdot arhīva dokumentācijas kopijas vai oriģinālus, sastādīt atsauces, izmantojot arhīvā pieejamo informāciju, un sagatavot atskaites par savu darbu.

Tiesības

Medicīnas arhivāra amata apraksts liek domāt, ka viņam ir noteiktas tiesības. Viņš var pieprasīt un saņemt dokumentus, kas saistīti ar viņa darbu. Ja nepieciešams, viņš var sadarboties ar speciālistiem no citiem uzņēmuma departamentiem vai citām organizācijām, ja tas viņam palīdz kompetentu jautājumu risināšanā. Ja ir tāda vajadzība, tad viņš var pārstāvēt sava uzņēmuma intereses citās organizācijās visos jautājumos, kas tieši saistīti ar arhīva darbu.

Atbildība

Arhivāra amata aprakstā tiek pieņemts, ka viņš ir atbildīgs par pienākumu nepildīšanu un nekvalitatīvu darbu, par nepatiesas vai sagrozītas informācijas sniegšanu par veiktajiem uzdevumiem, par atteikšanos pildīt varas iestāžu rīkojumus.

Turklāt viņš ir atbildīgs par situācijām, kad tika konstatēti pārkāpumi, drošības pārkāpumi vai citas darbības, kas apdraud normālu uzņēmuma darbību, un darbinieks par tiem nepaziņoja un neveica pasākumus problēmas novēršanai. Arhivārs ir atbildīgs par darba normu pārkāpumiem.

Darba apstākļi

Arhivāra darba apraksts liek domāt, ka organizācijas vadībai jānosaka tās darba laiks saskaņā ar darba likumdošanu. Ražošanas nepieciešamības gadījumā uzņēmumam viņam jānodrošina darba vieta, ņemot vērā visas normas un standartus, kā arī visu, kas vajadzīgs komandējumu īstenošanai, ieskaitot vietējos. Viņam ir arī tiesības savas kompetences ietvaros parakstīt dokumentus.

Secinājums

Galvenais dokuments, uz kuru jāpaļaujas speciālistam, kurš pieņemts šajā amatā, ir arhivāra darba apraksts. Neatkarīgi no tā, kurā organizācijā tā darbojas, tiesības, pienākumi, funkcijas un zināšanas praktiski sakrīt un var mainīties atkarībā no konkrētā uzņēmuma vajadzībām un no tā, kādus uzdevumus vadības komanda uztic saviem darbiniekiem.

Šādam darbam nepieciešama vērība, neatlaidība, zināšanas par svarīgu darbu drošības noteikumiem, zināšanas par noteiktu dokumentu vērtības novērtēšanu, kā arī spēja sakārtot, ātri atrast un šifrēt dokumentus. Vēl viens svarīgs faktors ir darbs ar cilvēkiem, jo ​​arhivāra profesija ir dažādu dokumentu izsniegšana un saņemšana, to sastādīšanas pareizības un autentiskuma pārbaude. Pareizi un uzticami veikt darba pienākumus šajā amatā varēs tikai uzmanīga persona, kas gatava strādāt ar lielu informācijas daudzumu un pārstāvēt uzņēmuma intereses citās organizācijās.