Pat ar nelielu personālu, ieskaitot tikai uzņēmuma vadītāju un tā darbiniekus, ir nepieciešams atbildīgs darbinieks, kurš būtu organizatoriskais spēks, kurš spētu vadīt un kontrolēt darba procesu - šī ideja nosaka biroja vadītāja amata apraksta tekstu.
Šāds amats prasa pretendentam īpašu prasmju kopumu un atbilstošu izglītību, kā arī spēju mijiedarboties ar cilvēkiem. Tomēr šis prasību saraksts nav ierobežots ar.
Darba apraksts
Jau amata pieteikšanās posmā kandidāts var iepazīties ar normatīvo aktu, kas regulē viņa tiesības, pienākumus un atbildības jomu uzņēmumā. Šādu dokumentu sauc par darba aprakstu. Tas sastāv no piecām galvenajām sadaļām:
- Vispārīgi noteikumi Tajos ir visa organizatoriskā informācija: uzņēmuma nosaukums, ieņemamais amats un struktūrvienība, kurai tas pieder. Tas norāda arī pakļautību, amata aizpildīšanas un atlaišanas kārtību, kā arī izglītības un kvalifikācijas prasības.
- Pienākumi. Šajā sadaļā uzskaitīti darbinieka pienākumi, kā arī to īstenošana.
- Darbinieka tiesības, tas ir, visas papildu funkcijas, kas veicina efektīvu pienākumu izpildi.
- Atbildība. Saskaņā ar šo sadaļu vadība lemj par darba kvalitātes, paaugstināšanas amatā vai naudas soda novērtējumu.
- Attiecibas. Šajā sadaļā aprakstīta visa saziņa ar ārējām un iekšējām vienībām, kas var rasties no darbinieka viņa funkciju izpildes laikā.
Darba aprakstu rakstīšanas principi
Šādu dokumentu sagatavošanas normatīvā bāze ir vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatu kvalifikācijas direktorijs (1998). Tā izstrādes laikā tika pievērsta liela uzmanība amata un nosacījumu aprakstam, lai darbinieks varētu veikt savus pienākumus. Darba specifika ir iekļauta dokumenta nosaukumā, piemēram, “Sekretāra darba apraksts” (biroja vadītājs vai galvenais grāmatvedis).
Turklāt, ja ir divas amata vietas ar vienādiem nosaukumiem, bet ar dažādiem uzdevumiem, tad jāsagatavo dažādi dokumenti, kas atspoguļo šīs atšķirības. Personāla virsnieka biroja vadītāja amata aprakstos ir dažas atšķirības no tā paša normatīvā akta, kas attiecas uz sekretāru.
Prasības biroja vadītājam
Vienā vai otrā veidā amata kandidātam būs jāvada cilvēki. Tas var būt tikai pāris cilvēku mazā uzņēmumā vai viss administratīvais personāls lielā uzņēmumā. Protams, pretendentam jābūt pārliecinātam datora lietotājam un jāspēj strādāt ar citu biroja aprīkojumu (skeneri, printeri vai faksu). Biroja vadītājs bieži ir uzņēmuma pārstāvis, tāpēc priekšnoteikums ir obligāta runa un spēja rakstīt biznesa vēstules. Ļoti bieži uzņēmumi pieprasa, lai šādi darbinieki pārzina dokumentācijas pamatus un darba likumu. Vēlamas prasmes joprojām ir vismaz vienas svešvalodas prasme, tomēr, piesakoties lielā uzņēmumā, šī jau ir viena no obligātajām prasībām.
Dažos gadījumos biroja vadītājam savi pienākumi ir jāapvieno ar citu darbinieku funkcijām. Tas noved pie nepieciešamo prasmju pieauguma. Tātad biroja vadītājam ar grāmatveža funkcijām jābūt atbilstošai izglītībai un speciālām programmām.
Galvenie pienākumi
Biroja vadītāja ar sekretāra funkciju tipisks amata apraksts ietver šādus elementus:
- gan ienākošā, gan izejošā pasta apstrāde; to pārdale uzņēmumā;
- kontrole pār līgumu un līgumu saistību izpildes laiku;
- izejošo zvanu veikšana un ienākošo zvanu saņemšana;
- darbs ar klientiem un partneruzņēmumu pārstāvjiem;
- nepieciešamo kancelejas preču pieejamības uzraudzība;
- biroja tehnikas uzturēšana darba stāvoklī un speciālistu izsaukšana sabojāšanās gadījumā;
- laika sadalījums darba grafikā (dažos gadījumos - galva);
- nepieciešamo pasākumu organizēšana (sanāksmes, konferences, komandējumi, korporatīvās ballītes);
- sanāksmju reģistrēšana;
- svaiga satura atjaunināšana un papildināšana uzņēmuma vietnē.
Šajā sarakstā iekļautas tikai pamatprasības. Atbilstoši noslēgtā darba līguma specifikai var pievienot citus priekšmetus. Biroja vadītāja amata aprakstā ar personāla virsnieka funkcijām, piemēram, noteikts, ka darbiniekam ir savlaicīgi jāuzglabā un jāsniedz visa grāmatvedības dokumentācija vai viņa prombūtnes gadījumā jāaizstāj personāla nodaļas vadītājs.
Papildu pienākumi
Papildus galvenajām funkcijām biroja vadītāja amata aprakstā ir dažādu pienākumu saraksts, kas var mainīties atkarībā no uzņēmuma darbības virzieniem. Biroja vadītājam var būt nepieciešams sadarboties ar administratīvajām iestādēm, tas ir, saņemt atļauju veikt tirdzniecību, atvērt uzņēmuma vai meitasuzņēmuma filiāli utt.
Viens no vissvarīgākajiem uzdevumiem ir faktiska uzņēmuma vadība, ja nav tā direktora. Protams, tas ir iespējams tikai tad, ja darbinieks ir sevi pierādījis kā atbildīgu un uzticamu personu, uz kuru paļauties. Turklāt biroja vadītāja amata aprakstā bieži ir klauzula par nepieciešamību sastādīt vispārēju pilnvaru. Šāds dokuments, piemēram, var būt nepieciešams, lai saņemtu augstas nozīmes pasta sūtījumus.
Neformālas prasības
Lielie uzņēmumi parasti ļauj iepriekš iepazīties ar biroja vadītāja amata aprakstu, kas paredzēts šī amata kandidātiem, lai viņi būtu pilnībā informēti par prasību un pienākumu sarakstu.
Bet pat redzot šādas pilnvaras, pretendentam ir jāsaprot, ka viņš joprojām ir viens no daudzajiem uzņēmuma darbiniekiem. Šajā sakarā nevajadzētu aizmirst par to, kas nav aprakstīts amata aprakstā. Biroja vadītājam ar sekretāra funkcijām jābūt personai, kurai ir smalka laika izjūta, lai varētu to izdalīt pēc vajadzības.
Darbplūsmas organizēšanas uzdevumi
Svarīgākā viņa darba prasība ir efektivitāte, tāpēc personai, kas ieņem šādu amatu, ir pienākums ekonomiski patērēt biroja materiālus, kontrolēt patērētās elektroenerģijas daudzumu.
Par citiem darbiniekiem biroja vadītājs ir atbildīgs gandrīz līdzīgi ar galvu. Saskaņā ar to viņam ir jānodrošina, ka darba apstākļi ir saskaņā ar pieņemtajiem sanitārajiem standartiem un drošības noteikumiem. Visbeidzot, veicot tiešos pienākumus, biroja vadītājs iegūst piekļuvi klasificētiem dokumentiem, tāpēc viena no prasībām ir līguma parakstīšana par komercnoslēpumu vai jebkādas citas informācijas neizpaušanu, kas varētu kaitēt uzņēmuma stāvoklim tirgū.
Biroja vadītāja tiesības
Protams, šāda skaita pienākumu veikšana ļauj darbiniekam izmantot īpašas tiesības. Tie ir skaidri norādīti arī biroja vadītāja amata aprakstā. Dažu no tiem būtība, piemēram, spēja piekļūt konfidenciālai informācijai, tieši izriet no nepieciešamības veikt savus darba pienākumus. Citi ir saistīti ar varas privilēģijām. Tātad biroja vadītājam ir tiesības pieprasīt no pārējiem darbiniekiem labot kļūdas, kuras viņi nolaidīgi pieļāvuši ražošanas dokumentos, noteikt viņiem stimulēšanas apmēru vai piemērot sodus nolaidīgiem darbiniekiem.
Bieži vien biroja vadītājs ir saikne starp darbiniekiem un lēmumu pieņēmējiem. Šāds amats ļauj viņam sasniegt labākus darba apstākļus un iesniegt kolektīvās vēlmes uzlabot gan konkrētās nodaļas, gan uzņēmuma kopumā darba kvalitāti.
Tirdzniecības nodaļas biroja vadītāja amata apraksta pazīmes
Biroja vadītāji jau sen ir nepieciešami lielos un ne tik lielos uzņēmumos, tāpēc, lai aizpildītu šādu vakanci, viņiem ir vajadzīgas īpašas prasmes. Bieži sastopams gadījums, kad vienā birojā strādā vairāki biroja vadītāji ar īpašām funkcijām, kuras pārrauga viens. Viņu amatu apraksti būtībā sakrīt, bet atšķiras ar papildu funkciju kopu.
Tātad, ja biroja vadītājs strādā pārdošanas nodaļā, viņa darba aprakstā var būt šādas lietas:
- jaunu tirdzniecības vietu meklēšana;
- izmaiņu izsekošana pieprasījuma struktūrā;
- pārskatu dokumentu sagatavošana par perfektu pārdošanu;
- tiešs darbs ar klientu pasūtījumu saņemšanai un to turpmāka apstrāde;
- darbs pie klientu informēšanas par iespējamām izmaiņām preču sortimentā un cenu pārrēķināšanu;
- nepieciešamo sanāksmju organizēšana;
- preču piegādes līgumu parakstīšana.
Papildu prasības var būt saistītas ar uzņēmuma piedāvāto preču specifiku. Ja uzņēmums ir saistīts ar nekustamā īpašuma pārdošanu, tad biroja vadītāja pienākumos var ietilpt informācijas bukletu sagatavošana un īpašu dokumentu sagatavošana.
Biroja vadītāja atbildība
Amata pienākumu neizpildes gadījumā, izdarot pārkāpumus, tai skaitā komercnoslēpumu izpaušanu vai veicot citas darbības, kas kaitē uzņēmuma tēlam, biroja vadītājs ir atbildīgs saskaņā ar administratīvā, civilā un kriminālkodeksa normām. Ja organizācijai ir nodarīts materiāls kaitējums, tad sodu uzliek saskaņā ar darba kodeksa noteikumiem.
